Allgemeine Einkaufsbedingungen

1. Anwendungsbereich
Diese Einkaufsbedingungen gelten für sämtliche Verträge, die die Unternehmen der arvato services-Gruppe Inland (siehe Firmenliste Nr. 12 – nachfolgend Auftraggeber) abschließen.
Abweichende Geschäftsbedingungen des Lieferanten gelten nicht, selbst wenn der Auftraggeber diesen nicht ausdrücklich widerspricht. Die Annahme von Lieferungen und Leistungen sowie Zahlungen bedeuten keine Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Lieferanten. Das gilt auch für den Fall, dass der Lieferant angibt, nur zu seinen Bedingungen liefern zu wollen.
2. Bestellungen
1. 2.1 Bestellungen und Lieferabrufe des Auftraggebers sowie Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform. Die Schriftform wird gewahrt durch Übermittlung per Telefax, e-procurement-System, eMail und EDI. Der Auftraggeber hält sich an Bestellungen 14 Tage lang gebunden. Die Frist zur Annahme ist nur gewahrt, wenn die Annahmeerklärung des Lieferanten innerhalb der 14-Tagesfrist bei dem Auftraggeber eingeht. Lieferabrufe sind verbindlich, wenn der Lieferant nicht binnen zwei Arbeitstagen nach Zugang widerspricht.
2. 2.2 Soweit dies für den Lieferanten zumutbar ist, kann der Auftraggeber Änderungen des Liefergegenstandes oder der vereinbarten Leistung verlangen. Dabei sind die Auswirkungen, insbesondere hinsichtlich der Mehr- oder Minderkosten sowie der Liefer- und Leistungstermine angemessen zu berücksichtigen.
3. 2.3 Teillieferungen bzw. Teilleistungen werde nur bei schriftlicher Vereinbarung akzeptiert. Bei vereinbarten Teillieferungen bzw. Teilleistungen ist die verbliebene Restmenge im Lieferschein aufzuführen.
4. 2.4 Sämtlicher Schriftwechsel des Lieferanten ist - sofern vorhanden - unter Angabe der SAP-Bestellnummer an den in der Bestellung angeführten Einkaufssachbearbeiter des Auftraggebers zu richten.
3. Preise
Preise verstehen sich einschließlich aller Nebenkosten. Festpreise sind frei Empfangsstelle einschließlich Transport, Verpackung und Verzollung jedoch ausschließlich Umsatzsteuer. Der Auftraggeber kann generelle Preissenkungen des Lieferanten, die bis zum vorgesehenen Liefertermin erfolgen, in Anspruch nehmen. Kostenvoranschläge sind verbindlich und nicht zu vergüten, es sei denn, es wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart.
4. Lieferung, Verpackung, Ursprungsnachweis, Leistungen
1. 4.1 Zur Lieferung vor einer vereinbarten Frist ist der Lieferant nur mit Zustimmung des Auftraggebers berechtigt.
2. 4.2 Der Lieferant ist verpflichtet, bei seinen Lieferungen und Leistungen im Rahmen der wirtschaftlichen und technischen Möglichkeiten umweltfreundliche Produkte und Verfahren einzusetzen. Einschlägige Regeln der Technik, europäische und deutsche Normen sowie sämtliche am Erfüllungsort geltenden Gesetze und Rechtsvorschriften, insbesondere Umweltschutz-, Brandschutz-, Gefahrstoff-, Gefahrgut- und Unfallverhütungsvorschriften sind zu beachten, allgemein anerkannte sicherheitstechnische und arbeitsmedizinische Regeln sind einzuhalten.
3. 4.3 Der Lieferant hat der Lieferung alle erforderlichen Lieferpapiere beizufügen. In den Lieferpapieren sind die Lieferadresse, - soweit vorhanden - die SAP-Bestellnummern, die Nummern der Bestellpositionen, der Einkaufssachbearbeiter bei dem Auftraggeber, die Liefermenge, das Gewicht sowie sonstige lieferrelevante Informationen aufzuführen. Fehlerhafte oder unvollständige Lieferpapiere berechtigen den Auftraggeber zur Annahmeverweigerung.
  Wird eine Maschine im Sinne der Maschinenrichtlinie (RL 98/37/EG) geliefert, so ist dem Auftraggeber auch die nach der Richtlinie erforderliche Gefahrenbeurteilung zu übergeben.
4. 4.4 Die Lieferungen sind handelsüblich und sachgerecht zu verpacken. Im Falle gesonderter Verpackungsanweisungen ist der Auftraggeber bei deren Nichteinhaltung berechtigt, die Lieferannahme zu verweigern. In jedem Falle ist der Lieferant verpflichtet, ausschließlich umweltfreundliche Verpackungsmaterialien zu verwenden. Transportverpackungen sind von dem Lieferanten auf seine Kosten zurückzunehmen. Produktverpackungen müssen so beschaffen sein, dass sie ohne zusätzliche Kosten vom Auftraggeber entsorgt werden können. Der Einsatz von wieder verwendbaren Verpackungen bzw. Mehrwegverpackungen ist möglich. Werden derartige Verpackungen verwendet, so hat der Lieferant darauf hinzuweisen und das wieder verwendbare Verpackungsmaterial als solches eindeutig zu kennzeichnen. Bereitstellung und Rücklieferung von wieder verwendbarem Verpackungsmaterial erfolgt zu Lasten des Lieferanten. Der Auftraggeber übernimmt keine Verantwortung für den Zustand zurück gelieferter wieder verwendbarer Verpackungen.
  Dem Auftraggeber gesondert berechnete Verpackung kann dieser gegen eine Vergütung von 2/3 der berechneten Verpackungskosten an den Lieferanten frachtfrei zurücksenden, wenn sich die Verpackung in einem wieder verwendungsfähigen Zustand befindet.
5. 4.5 Ist eine Ware zum Export bestimmt, so hat der Lieferant unter Verwendung eines ordnungsgemäßen Formblatts eine schriftliche Erklärung über den zollrechtlichen Ursprung der Ware abzugeben. Diese Erklärung ist dem Auftraggeber spätestens mit der ersten Lieferung zuzuleiten. Der Lieferant übernimmt die Gewähr dafür, dass gelieferte Waren mit allen einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen in Einklang stehen, bei Lieferungen in ein anderes als das Herkunftsland auch mit solchen Bestimmungen des Ziellandes.
6. 4.6 Gelieferte Waren gehen mit Übergabe in unser Eigentum über. Sofern und soweit sich der Lieferant das Eigentum an gelieferten Waren bis zur vollständigen Zahlung des Kaufpreises vorbehalten hat, so geht das Eigentum mit Auslösung des letzten auf die konkrete Transaktion bezogenen Zahlungsvorganges über. Verlängerten und/oder erweiterten Eigentumsvorbehalten wird ausdrücklich widersprochen.
5. Personaleinsatz
1. 5.1 Der Lieferant erbringt seine Lieferungen und Leistungen grundsätzlich mit eigenem Personal. Der Lieferant setzt Mitarbeiter nur entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen bei der Erbringung der geschuldeten Leistung ein, die eine gültige Arbeitserlaubnis der Bundesrepublik Deutschland oder, soweit die Leistung nicht in Deutschland erbracht wird, eine gültige Arbeitserlaubnis des jeweiligen Herstellerbzw. Dienstleisterlandes besitzen, die ordnungsgemäß bei den deutschen Sozialversicherungsträgern oder den Sozialversicherungsträgern des jeweiligen Hersteller- bzw. Dienstleisterlandes angemeldet sind und deren Leistungen inklusive der darauf entfallenden Steuer- und sonstigen Abgaben korrekt abgerechnet werden. Alle anfallenden Steuern und Sozialversicherungsabgaben werden vollständig und fristgerecht an den zuständigen Einzugsstellen (Sozialversicherungsträger, Finanzamt, o.ä.) vom Lieferant abgeführt. Die Mitarbeiter haben einen gültigen Arbeitsvertrag mit dem Lieferant und werden nach den jeweils anzuwendenden Bestimmungen entlohnt. Die Mitarbeiter sind von dem Lieferant unterwiesen worden, die Vorschriften des Arbeitsschutzes, des allgemeinen Jugendarbeitsschutzes und die jeweils geltenden gesetzlichen oder behördlichen Auflagen strikt einzuhalten. Die Einhaltung vorstehender Vorgaben wird vom Lieferant ständig kontrolliert.
2. 5.2 Der Lieferant darf nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers die Leistung und/oder Lieferung ganz oder teilweise von einem geeigneten und zuverlässigen Subunternehmer ausführen lassen. Die Subunternehmer sind in diesem Fall entsprechen den Vereinbarungen zwischen dem Lieferanten und dem Auftraggeber nachweislich, insbesondere zur Geheimhaltung und zum Datenschutz zu verpflichten. Die Einwilligung des Auftraggebers beschränkt weder die Pflichten des Auftragnehmers noch begründet sie Rechte des Subunternehmers.
6. Verzug, Vertragsstrafe
Vereinbarte Fristen und Termine sind einzuhalten. Bei vom Lieferanten verschuldeter Nichteinhaltung ist eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,5 % des Bestellwertes je angefangene Woche – höchstens jedoch 5 % des Bestellwertes – zu zahlen. Weitergehende Ansprüche aus Verzug bleiben unberührt.
Über eine absehbare Verzögerung ist der Auftraggeber unverzüglich zu informieren.
Die vorbehaltlose Annahme einer verspäteten Lieferung oder Leistung enthält keinen Verzicht auf die dem Auftraggeber wegen der verspäteten Lieferung oder Leistung zustehenden Ersatzansprüche; dies gilt bis zur vollständigen Zahlung der vom Auftraggeber geschuldeten Vergütung für die betroffene Lieferung oder Leistung.
7. Verjährung, Qualitätssicherung, Gewährleistung, Hinweispflichten
1. 7.1 Die Gewährleistungsfrist für Lieferungen und Leistungen beginnt mit der Übergabe der Lieferung bzw. der Abnahme der Leistung.
  Die Verjährungsfrist für Ansprüche und Rechte des Auftraggebers wegen Mängeln der Lieferung und Leistung – gleich aus welchem Rechtsgrund- beträgt 3 Jahre. Diese Frist gilt auch, soweit die Ansprüche mit einem Mangel nicht in Zusammenhang stehen. Die Verjährungsfrist beginnt bezüglich des zu einer Nacherfüllung führenden Mangels mit Abschluss der Nacherfüllungsmaßnahmen von Neuem.
  Längere gesetzliche Verjährungsfristen bleiben ebenso unberührt wie weitergehende Bestimmungen über die Ablaufhemmung, die Hemmung und den Neubeginn von Fristen.
2. 7.2 Während der Gewährleistungsfrist auftretende Mängel hat der Lieferant nach Aufforderung unverzüglich und unentgeltlich, einschließlich sämtlicher Nebenkosten durch Reparatur oder – nach Wahl des Auftraggebers – Austausch und Nachlieferung zu beseitigen. Kosten, welche dadurch entstehen, dass der Liefergegenstand nach der Übergabe von dem Auftraggeber an einen anderen Ort verbracht worden ist, ohne dass dies dem bestimmungsgemäßen Gebrauch entsprach, hat der Lieferant nicht zu tragen. Schlägt die Nachbesserung bzw. Nachlieferung fehl, so kann der Auftraggeber nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften vom Vertrag zurücktreten oder Minderung verlangen und/oder Schadensersatz oder den Ersatz vergeblicher Aufwendungen verlangen.
3. 7.3 In Fällen besonderer Dringlichkeit ist der Auftraggeber berechtigt, die Nachbesserung bzw. den Austausch schadhafter Teile auf Kosten des Lieferanten vorzunehmen oder vornehmen zu lassen, wenn der Lieferant nach Benachrichtigung von dem Gewährleistungsfall eine hinreichend zeitnahe Beseitigung – gegebenenfalls nach Fristsetzung durch den Auftraggeber – nicht zusagt.
4. 7.4 Sind im Zusammenhang mit Lieferungen und/oder Leistungen Sicherheits- bzw. Arbeitsschutzbestimmungen zu berücksichtigen, so hat der Lieferant hierauf ausdrücklich schriftlich hinzuweisen.
5. 7.5 Personen, die auf dem Werksgelände des Auftraggebers tätig sind, haben die Bestimmungen der jeweiligen Betriebsordnung und Anweisungen des jeweiligen Werkschutzes zu beachten.
8. Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen, Aufrechnung
1. 8.1 Rechnungen des Lieferanten sind in zweifacher Ausfertigung unter Angabe der Bestellpositionsnummer, des Einkaufssachbearbeiters beim Auftraggeber, der gelieferten Mengen und Preise, sowie der jeweiligen - sofern vorhanden - SAP-Bestellnummer zu stellen. Sämtliche Zahlungen werden von dem Auftraggeber bis zur Vorlage einer den Vorschriften des UStG entsprechenden Rechnung zurückbehalten. Anstelle der Rechnung kann auf Wunsch des Auftraggebers das Gutschriftsverfahren entsprechend den Regelungen des UStG treten.
2. 8.2 Wenn und soweit nicht anderweitig vereinbart, erfolgen Zahlungen auf handelsüblichem Weg innerhalb von 14 Tagen abzüglich 3% Skonto oder innerhalb von 65 Tagen netto. Erfüllungsort ist Gütersloh.
3. 8.3 Der Auftraggeber ist berechtigt, gegen die Forderungen des Lieferanten mit sämtlichen Forderungen der mit ihm gemäß §§ 15 ff. AktG konzernmäßig verbundenen Unternehmen aufzurechnen.
9. Haftung und Höhere Gewalt
1. 9.1 Die Haftung richtet sich, sofern nicht anders durch einen schriftlichen Vertrag vereinbart, ausschließlich nach den gesetzlichen Vorschriften. Die Haftung ist nicht begrenzt.
2. 9.2 Höhere Gewalt, rechtmäßige Arbeitskämpfe und wilde Streiks, Unruhen, behördliche Maßnahmen und sonstige unvorhersehbare, außergewöhnliche und unverschuldete Umstände befreien die Vertragspartner für die Dauer der Störung von den Leistungspflichten. Dies gilt auch, wenn die Ereignisse zu einem Zeitpunkt eintreten, in dem sich der betroffene Vertragspartner in Verzug befindet. Die Vertragspartner werden einander im Rahmen des Zumutbaren die hiernach erforderlichen Informationen geben und ihre Verpflichtung den veränderten Verhältnissen nach Treu und Glauben anpassen. Ist die Höhere Gewalt von erheblicher Dauer, kann der Auftraggeber bei einer erheblichen Verringerung seines Bedarfs von dem Vertrag zurücktreten.
3. 9.3 Der Auftraggeber ist von seiner Annahme- bzw. Abnahmepflicht befreit und zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt, wenn die Lieferungen oder Leistungen wegen der durch die höhere Gewalt bzw. den Arbeitskampf verursachten Verzögerungen von ihm nicht mehr verwertbar sind.
10. Sicherheit der Lieferantenkette
1. 10.1 Der Lieferant erklärt, wenn und soweit erforderlich, dass er zertifizierter Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO/ZWB) ist und weist dies durch Übersendung einer Kopie der amtlichen Zertifizierung bis spätestens zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung dem Auftraggeber nach.
2. 10.2 Ist der Lieferant kein zertifizierter Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter verpflichtet er sich die Sicherungserklärung des Zolls (www.zoll.de) zu unterzeichnen und die dort enthaltenen Vorkehrungen zu treffen sowie die enthaltenen Regelungen einzuhalten.
3. 10.3 Verstößt der Lieferant ganz oder teilweise gegen die in der Sicherheitserklärung des Zolls enthaltenen Vorkehrungen und/oder Regelungen oder füllt er die Anlage „Sicherheisterklärung“ fehlerhaft aus, ist der Auftraggeber berechtigt, den jeweiligen Vertrag schriftlich fristlos zu kündigen.
4. 10.4 Darüber hinaus stellt der Lieferant den Auftraggeber im gesetzlich zulässigen Rahmen von sämtlichen Ansprüchen Dritter – gleich aus welchem Rechtsgrund, die im Rahmen der Nichteinhaltung oder teilweisen Nichteinhaltung der in der Sicherungserklärung des Zolls vereinbarten Pflichten des Lieferanten– insbesondere gegenüber Behörden – entstehen, frei. Ein darüber hinaus gehender Schadensersatzanspruch und andere etwaige Ansprüche und/oder Rechte bleiben von vorstehender Freistellung unberührt.
5. 10.5 Ferner trägt der Lieferant sämtliche infolge der Fehlerhaftigkeit oder des ganzem oder teilweise Nichterfüllens der Anforderungen aus der Sicherungserklärung des Zolls bei dem Auftraggeber entstehenden Kosten, einschließlich der Kosten einer fristlosen Kündigung.
Schlussbestimmungen
1. 11.1 Die Vertragsparteien werden alle nicht offenkundigen kaufmännischen oder technischen Einzelheiten, die ihnen aufgrund der Geschäftsbeziehung bekannt werden, als Geschäftsgeheimnisse behandeln. Informationen und Unterlagen sind vertraulich zu behandeln und Dritten gegenüber nicht zugänglich zu machen. Unterlieferanten sind entsprechend zu verpflichten.
2. 11.2 Rechte und Pflichten aus Verträgen, mit Ausnahme der Abtretung von Geldforderungen bei Geschäften im Sinne von § 354a HGB, kann der Lieferant nur mit schriftlicher Einwilligung des Auftraggebers auf Dritte übertragen.
3. 11.3 Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten zwischen dem Auftraggeber und dem Lieferanten ist Gütersloh, sofern der Lieferant Vollkaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich rechtliches Sondervermögen ist. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, den Lieferanten an dessen Sitz zu verklagen.
  Ergänzend zu diesen Einkaufsbedingungen gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der UN-Konvention über den Internationalen Warenkauf vom 11. April 1980 (CISG).
12. Unternehmen der arvato services Gruppe – Inland
1. arvato distribution GmbH, Gottlieb-Daimler-Str. 1 33428 Harsewinkel
2. arvato logistics services GmbH, An der Autobahn, 33310 Gütersloh
3. arvato media GmbH, An der Autobahn, 33310 Gütersloh
4. Media Log Spedition GmbH, An der Autobahn, 33310 Gütersloh
5. Verlegerdienst München GmbH, Gutenbergstr. 1, 82197 Gilching
6. arvato Print Services GmbH, Gütersloh
7. arvato services technical information GmbH, Weserstraße 4, 47506 Neukirchen-Vluyn
8. Thomas Abeking Verlag für technische Dokumentation GmbH, Pastoratshof 27-29, 47929 Grefrath
9. arvato services solutions GmbH, An der Autobahn, 33310 Gütersloh
10. AZ Direct GmbH, Carl-Bertelsmann-Str. 161, 33311 Gütersloh
11. AZ Direct Beteiligungs GmbH, Gütersloh
12. Deutsche Post Adress GmbH & Co.KG, Bonn
13. Deutsche Post Adress Geschäftsführung GmbH
14. arvato direct services Stuttgart GmbH, Kornwestheim
15. arvato direct services Wilhelmshaven GmbH, Schortens
16. arvato direct services Dortmund GmbH, Dortmund
17. arvato direct services GmbH, Gütersloh
18. arvato direct services Gütersloh GmbH, Gütersloh
19. arvato direct services Frankfurt GmbH, Frankfurt
20. arvato direct services telco Neubrandenburg GmbH, Neubrandenburg
21. arvato direct services Brandenburg GmbH, Brandenburg
22. arvato direct services Stralsund GmbH, Stralsund/Havel
23. arvato direct services Cottbus GmbH, Cottbus
24. arvato direct services Münster GmbH, Münster
25. arvato direct services Wuppertal GmbH, Wuppertal
26. arvato direct services Neckarsulm GmbH, Neckarsulm
27. arvato direct services Eiweiler GmbH, Heusweiler-Eiweiler
28. arvato direct services Potsdam GmbH, Potsdam
29. arvato direct services GT GmbH, Gütersloh
30. BFS finance GmbH, Verl
31. BFS risk & collection GmbH, Verl
32. BFS finance Münster GmbH, Münster
33. BFS health finance GmbH, Dortmund
34. arvato services Stralsund GmbH, Stralsund
35. arvato services Schwerin GmbH, Schwerin
36. arvato services Chemnitz GmbH, Chemnitz
37. arvato services Freiburg GmbH, Freiburg
38. arvato services Neubrandenburg GmbH, Neubrandenburg
39. arvato services Erfurt GmbH, Erfurt
40. arvato services Rostock GmbH, Rostock
41. arvato services Potsdam GmbH, Potsdam
42. arvato services München GmbH, München
43. arvato services technical information, GmbH, Harsewinkel
44. inmediaONE GmbH, Gütersloh
45. bedirect GmbH & Co. KG, Gütersloh
46. bedirect Verwaltungs GmbH, Gütersloh
47. Abacus Deutschland GmbH & Co. KG, Dortmund
48. Abacus Deutschland Verwaltungs GmbH, Dortmund
49. ABIS GmbH, Frankfurt
50. 1 18 18 Auskunft GmbH, Dortmund
51. Nürnberger Inkasso GmbH, Nürnberg
52. informa Solutions GmbH, Baden – Baden
53. inFoScore Consumer Data GmbH, Baden-Baden
54. inFoScore Business Data Gesellschaft für Inkassodienstleistungen mbH, Baden-Baden
55. inFoScore Business Support GmbH, Baden-Baden
56. inFoScore Finance GmbH, Baden-Baden
57. InFoScore Forderungsmanagement GmbH, Baden-Baden
58. InFoScore Informationsmanagement Beteiligungs GmbH, Baden – Baden
59. DeutschlandCard GmbH, München
60. rewards arvato services GmbH, München
61. Informa Unternehmensberatung GmbH, Baden – Baden
62. arvato InFoScore GmbH, Baden - Baden
63. Adportum Media GmbH, München
64. arvato online services GmbH, München
65. Direct Sourcing Germany GmbH, Baden – Baden
66. Nayoki Interactive Advertising GmbH, München
67. arvato Margento Solutions GmbH & Co.KG, Gütersloh
68. arvato telco services Erfurt GmbH
69. arvato backoffice services Erfurt GmbH

Stand: Juli 2009

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